Unser digitales Anhörungsarchiv

Heute möchte ich genauer auf eine kleine, aber ausgesprochen wichtige und nützliche Funktion unserer Softwarelösung näher eingehen.

Im Laufe der Zeit sammeln sich bereits in kleineren Unternehmen eine große Zahl von abgeschlossenen Anhörungen an. Ein schnelles Rechenbeispiel: Bereits bei 5 Anhörungen pro Woche werden im Jahr über 250 Anhörungen durchgeführt. Die daraus resultierenden Dokumente müssen sodann sicher verwaltet und aufbewahrt werden.

Auch hierfür eignet sich unsere Technologie ganz hervorragend. Wir unterscheiden nach „aktiven“ und „archivierten“ Anhörungen. Diese Trennung erlaubt eine gezielte Berechtigungsvergabe – so bestimmen Sie, welche Benutzer Zugriff auf das Archiv haben und welche nicht.

In einem „klassischen Papierbetrieb“ wäre eine solche gezielte Beschränkung der Einsichtnahme nur schwer realisierbar. Man müsste aktive von archivierten Anhörungen physisch voneinander trennen und dann geeignete Sicherheitsmaßnahmen treffen um den physischen Zugriff auch tatsächlich zu unterbinden (z.B. über getrennte Ablageschränke, oder ähnlichem). Sie sehen schon, das klingt nicht nur kompliziert, sondern ist es auch. Hier bietet unsere elektronische Lösung klare Vorteile, die Sie sich ohne Weiteres zum Nutzen machen können.

Ganz nebenbei bleibt die Plattform somit auch übersichtlich, da archivierte Anhörungen separat von den aktiven angezeigt werden.

Für den Fall, dass einmal eine dieser archivierten Anhörungen benötigt wird, rufen Sie einfach das Archiv auf und nutzen Sie die vielseitigen Such- und Filtermöglichkeiten um den entsprechenden Vorgang ausfindig zu machen.

Eine zwingende zeitliche Aufbewahrungsbeschränkung gibt es dabei übrigens nicht. Sie entscheiden selbst, wie lange Vorgänge im Archiv aufbewahrt werden, bevor eine endgültige Löschung automatisch erfolgt. Diese flexible Wahlmöglichkeit der Aufbewahrungsfristen ermöglicht Ihnen die gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung zu befolgen.

Gerne zeigen wir Ihnen die Archivierungsfunktion auch „live“ im System – zögern Sie nicht Kontakt mit uns aufzunehmen.