Neue Funktion: Unwiederbringliches Löschen

Betriebliche Personaldaten gehören zu den sensibelsten Dokumenten überhaupt und der Umgang mit ihnen erfordert besondere Sorgfalt. Dieser Anforderung gerecht zu werden ist seit jeher das zentrale Versprechen der Bemios Anhörungsverwaltung und schlägt sich in fast allen Bereichen der Anwendung nieder, angefangen von den fein justierbaren Zugriffsrechten, über die strikte Trennung der beiden Parteien der betrieblichen Mitbestimmung bis zu unseren technischen und organisatorischen Massnahmen zum Datenschutz.

Eine wichtige Komponente hierbei besteht darin, Dokumente, deren Inhalt nicht mehr benötigt wird nach Ablauf eventueller Aufbewahrungsfristen endgültig und unwiederbringlich zu löschen. Diese Funktion ist jetzt auch in der Anhörungsverwaltung als weiterer Schritt nach dem Archivieren verfügbar. Es gibt zwei Varianten, welche beliebig kombiniert werden können. Einerseits können Benutzer dazu berechtigt werden, abgeschlossene und bereits archivierte Anhörungen per Knopfdruck vollständig aus dem System zu löschen. Darüberhinaus kann auch ein automatischer Löschvorgang aktiviert werden, der dann in regelmäßigen Abständen Anhörungen aus dem Archiv entfernt deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (die Dauer dieser Frist kann selbstverständlich ebenfalls von Ihnen festgelegt werden).

Das Löschen von Dokumenten geschieht nur, wenn Sie diese Funktion explizit aktiviert haben, wenn dies nicht erwünscht ist, bewahrt das System alle Ihre Daten wie gewohnt unbegrenzt im Archiv für Sie auf. Außerdem geschieht auch das Löschen, wie alle anderen Vorgänge in der Anhörungsverwaltung, getrennt für Betriebsrat und Personalabteilung: Selbst wenn die eine Partei ihre Kopie eines Dokuments löscht, bleibt sie für die andere Seite ohne deren Zutun weiterhin erhalten.

Abschließend wollen wir noch darauf verweisen, dass unser Unwiederbringliches Löschen in der Tat so angelegt ist, dass die Daten wirklich nicht mehr wiederhergestellt werden können, weder von unseren Kunden durch in der Anwendung verfügbare Funktionen, noch von uns selbst oder unseren Technologiepartnern. Die Daten werden sofort aus dem Produktivsystem entfernt, die dazugehörigen kryptographischen Schlüssel werden sofort vernichtet und auch aus den nicht direkt im Onlinezugriff verfügbaren Backup-Speichersystemen werden die (ohnehin verschlüsselten) Sicherungskopien zeitnah entfernt.

Gerne stellen wir Ihnen unser System im Detail vor – nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit uns auf.

Unser digitales Anhörungsarchiv

Heute möchte ich genauer auf eine kleine, aber ausgesprochen wichtige und nützliche Funktion unserer Softwarelösung näher eingehen.

Im Laufe der Zeit sammeln sich bereits in kleineren Unternehmen eine große Zahl von abgeschlossenen Anhörungen an. Ein schnelles Rechenbeispiel: Bereits bei 5 Anhörungen pro Woche werden im Jahr über 250 Anhörungen durchgeführt. Die daraus resultierenden Dokumente müssen sodann sicher verwaltet und aufbewahrt werden.

Auch hierfür eignet sich unsere Technologie ganz hervorragend. Wir unterscheiden nach „aktiven“ und „archivierten“ Anhörungen. Diese Trennung erlaubt eine gezielte Berechtigungsvergabe – so bestimmen Sie, welche Benutzer Zugriff auf das Archiv haben und welche nicht.

In einem „klassischen Papierbetrieb“ wäre eine solche gezielte Beschränkung der Einsichtnahme nur schwer realisierbar. Man müsste aktive von archivierten Anhörungen physisch voneinander trennen und dann geeignete Sicherheitsmaßnahmen treffen um den physischen Zugriff auch tatsächlich zu unterbinden (z.B. über getrennte Ablageschränke, oder ähnlichem). Sie sehen schon, das klingt nicht nur kompliziert, sondern ist es auch. Hier bietet unsere elektronische Lösung klare Vorteile, die Sie sich ohne Weiteres zum Nutzen machen können.

Ganz nebenbei bleibt die Plattform somit auch übersichtlich, da archivierte Anhörungen separat von den aktiven angezeigt werden.

Für den Fall, dass einmal eine dieser archivierten Anhörungen benötigt wird, rufen Sie einfach das Archiv auf und nutzen Sie die vielseitigen Such- und Filtermöglichkeiten um den entsprechenden Vorgang ausfindig zu machen.

Eine zwingende zeitliche Aufbewahrungsbeschränkung gibt es dabei übrigens nicht. Sie entscheiden selbst, wie lange Vorgänge im Archiv aufbewahrt werden, bevor eine endgültige Löschung automatisch erfolgt. Diese flexible Wahlmöglichkeit der Aufbewahrungsfristen ermöglicht Ihnen die gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung zu befolgen.

Gerne zeigen wir Ihnen die Archivierungsfunktion auch „live“ im System – zögern Sie nicht Kontakt mit uns aufzunehmen.