Hosted in Germany

Gehostet und betrieben in Deutschland

Betriebliche Personaldaten gehören zu den sensibelsten Dokumenten überhaupt und der Umgang mit ihnen erfordert besondere Sorgfalt. Oft wird dies als Argument dafür vorgebracht, daß man derartige Daten am besten gar nicht externen Dienstleistern anvertrauen, sondern nur innerhalb des eigenen Unternehmens verwalten solle. Wir von Bemios sind da anderer Ansicht und davon überzeugt, eine verglichen mit internen Lösungen sogar insgesamt höhere Absicherung leisten zu können.

Eine wesentliche Komponente unseres Sicherheitskonzepts besteht darin, daß alle von uns betriebenen Systeme sich ausschließlich in deutschen Rechenzentren befinden, welche von bekannten inländischen Unternehmen betrieben werden und die Einhaltung höchster Sicherheits- und Qualitätsstandards garantieren. Selbstverständlich gehört dazu auch Konformität mit den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung.

Damit gehen wir deutlich über die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz hinaus, nach denen eine Speicherung und Verarbeitung auch sensibler Daten durch außereuropäische Konzerne möglich ist, solange diese in Rechenzentren innerhalb Deutschlands oder der EU erfolgt. Wir hingegen haben uns bewußt gegen eine Zusammenarbeit mit Amazon Web Services, Google oder Microsoft entschieden (um die drei dominierenden Akteure zu nennen). Diese Entscheidung macht uns unsere Arbeit durchaus nicht einfacher, denn aus technischer Sicht bieten die Großen Drei sehr attraktive und umfangreiche Dienste an, aber wir halten sie für wichtig, um die von unseren Kunden an uns gestellten Erwartungen erfüllen zu können.

Auch in einem weiteren Punkt meinen wir uns kulturell von vielen anderen Start-Ups bewußt zu unterscheiden: Während wir selbst als „Software-as-a-Service“ agieren, versuchen wir intern mit möglichst wenig externen Dienstanbietern auszukommen und Umfang und Art der mit diesen Anbietern geteilten Daten zu begrenzen.

In erster Linie betrifft dies natürlich Bereiche, die in Kontakt mit den uns anvertrauten Kundendaten kommen, so etwa unsere Kernanwendung zur betrieblichen Mitbestimmung, aber etwa auch das Ticketsystem für Supportanfragen. Diese Software betreiben wir selbst (in den Rechenzentren unser inländischen Hostingpartner).

Aber auch im Bereich Marketing, Buchführung und so fort versuchen wir soweit sinnvoll ohne externe Unterstützung auszukommen. In vielen Fällen scheint uns dies auch aufgrund des Prinzips der Datensparsamkeit geboten: So wird man auf unseren Webseiten und in unseren Emails keine Tracking-Skripte finden, die jede Kundenaktion genau aufzeichnen und zur Auswertung ganz nebenbei an „Datenkraken“ weiterleiten.

Mit diesem Ansatz sind wir davon überzeugt, die uns von Ihnen und Ihren Mitarbeitern anvertrauten Daten vor unbefugtem Zugriff und Mißbrauch schützen zu können und dem uns entgegengebrachten Vertrauen gerecht zu werden.

Warum betriebliche Mitbestimmung online durchführen?

Vielleicht stellen Sie sich die grundlegende Frage, warum Sie den Anhörungsprozess überhaupt online durchführen sollten. Schließlich klappt es ja auch auf dem bisherigen Weg, per Papier, Fax, Hauspost oder Email ganz gut. Warum also die Änderung des bestehenden Prozesses?

Unsere Softwarelösung bietet eine Vielzahl von Vorteilen auf die wir an dieser Stelle gerne etwas genauer eingehen möchten. Der Beitrag ist in drei Teile gegliedert: Im Allgemeinen die generellen Vorteile für beide Parteien und im Speziellen die spezifischen Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung.

Allgemeine Vorteile:

  • Unsere vorgefertigten Onlineformulare stellen sicher, dass der Arbeitgeber alle relevanten Informationen angibt und der Betriebsrat im Gegenzug alle notwendigen Informationen erhält. Somit ist die Vollständigkeit der Anhörung sichergestellt.
  • Die Übermittlung der Daten erfolgt in Echtzeit. Sobald der Arbeitgeber eine Anhörung übermittelt, geht diese unverzüglich beim Betriebsrat ein. Gleiches gilt für die Rückantwort von Betriebsrat an Arbeitgeber. Über jede wichtige Aktion informieren wir Sie automatisch per Email.
  • Jede Transaktion wird im Hintergrund dokumentiert und in einem „Auditlog“ gespeichert. So haben beide Seiten jederzeit die Möglichkeit alle Transaktionen die eine Anhörung betreffen einzusehen.
  • Unsere Softwarelösung ist „schlüsselfertig“. Es werden keine IT-Kenntnisse und keine Unterstützung seitens Ihrer internen IT-Abteilung benötigt. Elegant hieran ist auch, dass tatsächlich auch nur Personalabteilung und Betriebsrat Zugriff auf die Daten haben. Sofern Sie in Ihrem derzeitigen Prozess zum Beispiel E-Mail oder ein Netzwerklaufwerk nutzen, haben Ihre IT-Administrationen ebenfalls Zugriff, unberechtigter- und unnötigerweise.
  • Jede Partei entscheidet wer Zugriff auf das System haben soll und welche Zugriffsrolle dem einzelnen Anwender dabei gewährt wird. Unser Rollenkonzept ermöglicht es dem Betriebsratsvorsitzenden und der Personalleitung die entsprechenden Zugriffsrechte mit einem Klick zu vergeben oder zu ändern.
  • Wir verwenden höchste Verschlüsselungsstandards. Alle Daten werden verschlüsselt in unserer Datenbank aufbewahrt und nur verschlüsselt übertragen. Die Entschlüsselung findet nur zu Anzeigezwecken statt. (Verschlüsselung in-transit & at-rest)
  • Das System ist intuitiv bedienbar und es erfordert keinerlei Training. Bei der Entwicklung unserer Softwarelösung haben wir hierauf sehr viel Wert gelegt.
  • Natürlich lässt sich unser System mit sehr wenig Aufwand in Ihr bestehendes Single-Sign-On System einbinden. Dann entfällt natürlich auch die Notwendigkeit sich weitere Zugangsdaten merken zu müssen.
  • Wir bieten Ihnen umfangreiche Reporting-Möglichkeiten. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Reports, z.B. über die Anzahl und Details aller Anhörungen in einem bestimmten Zeitraum oder über die Anzahl und Details der Betriebsratsrückmeldung anzusehen oder auch herunterzuladen.

Vorteile für den Arbeitgeber:

  • Unser System erlaubt es Ihnen den abteilungsinternen „Workflow“ abzubilden. Wir bieten verschiedene vorgefertigte Prozessabläufe an, von einfach bis komplex, um Ihre abteilungsinternen und unternehmensspezifischen Gegebenheiten berücksichtigen zu können.

Daher haben Sie u.a. die Möglichkeit festzulegen, wer eine Anhörung erstellen kann, ob diese Anhörung gegengeprüft werden muss, ob und wer die Anhörung freigeben muss bevor Sie übermittelt werden kann und wer die Berechtigung hat eine Anhörung letztendlich zu übermitteln. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielseitig! Neben den durchzuführenden Schritten legen Sie natürlich auch fest, ob nur eine Person (z.B. Personalreferent) oder mehrere Personen (z.B. Assistenz, Personalreferent, Personalleiter) im Prozess involviert sind.

  • Unser System lässt sich mit vielen „Human Resources Information Systems“, also Personalverwaltungssystemen (z.B. Workday oder Success Factors), integrieren. Das ermöglicht insbesondere. eine nahtlose Einbindung und Automatisierung des „Anhörungsprozesses“ in bestehende übergeordnete Prozess wie etwa den „Einstellungsprozess“ oder den „Versetzungsprozess“.

Vorteile für Arbeitnehmervertretung

  • Wir bieten Ihnen die ideale Voraussetzung Ihre Arbeit im Betriebsratsgremium oder Personalausschuss einfacher und effizienter zu gestalten. Dafür bieten wir ebenfalls vorgefertigte „Workflows“ an, die Sie auf Ihre besonderen Bedürfnisse anpassen können.

So erlaubt unser System festzulegen wie mit eingehenden Anhörungen umgegangen werden soll. Fragen dabei sind z.B. wer neue Anhörungen erhält und was damit gemacht werden muss. Müssen eingehende Anhörungen im Gremium oder Personalausschuss verteilt werden? Welche Fristen haben Sie dafür intern festgelegt? Wie erfolgt die Rückladung des Gremiums oder Ausschusses? In persönlichen Meetings? Virtuell per Email? Dieser interne Informationsaustausch und auch die Rückmeldung eines jeden Mitglieds lässt sich in unserem System reibungslos abbilden und abwickeln. Die Rückübermittlung an den Arbeitgeber natürlich auch. Dabei können Sie für jeden Schritt im Prozess klar definieren wer welche Zugriffsrechte haben soll.

§ 99 Betriebsverfassungsgesetz – Was ist das eigentlich?

§ 99 Betriebsverfassungsgesetz – Was ist das eigentlich?

Der Paragraph 99 BetrVG regelt die Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung bei personellen Einzelmaßnahmen und stellt somit einen Eckpfeiler der betrieblichen Mitbestimmung dar.

Er ist anzuwenden, wenn das Unternehmen über einen Betriebsrat verfügt und mindestens 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer beschäftigt.

Konkret definiert §99 BetrVG eine Reihe von Geschäftsprozessen, in denen der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die Arbeitsgebervertretung noch vor Ausführung des Prozesses einzubeziehen. Folgende Geschäftsprozesse sind explizit genannt:

  • Einstellung
  • Eingruppierung
  • Umgruppierung
  • Versetzung

Auch über die Reichweite der Einbeziehung des Betriebsrats gibt §99 BetrVG Auskunft. Der Unternehmer ist danach verpflichtet, die Arbeitgebervertretung über jede anstehende Maßnahme zu informieren, etwaige Bewerbungsunterlagen vorzulegen und Auskunft über die betroffene Person zu geben. Außerdem ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Es liegen somit nicht nur einfache Einbeziehungs- bzw. Informationsrechte vor, vielmehr ist eine Entscheidung und somit unmittelbare Mitbestimmung der Arbeitsnehmervertretung unabdingbar.

Sobald der Arbeitgeber seinen beschriebenen Pflichten nachgekommen ist, muss der Betriebsrat aktiv werden. Zum einen erwähnt §99 BetrVG, dass der Betriebsrat verpflichtet ist Stillschweigen über die geplante personelle Einzelmaßnahme zu bewahren. Zum anderen beschreibt er, dass die Arbeitnehmervertretung eine Woche nach Zugang der vollständigen Anhörungsunterlagen Zeit hat, um auf die geplante Maßnahme zu reagieren. Folgende Szenarien sind denkbar:

  • Zustimmung durch Zeitablauf
    In §99 BetrVG heißt es, dass die Zustimmung als erteilt gilt, sofern der Betriebsrat nicht innerhalb von einer Woche seinen Widerspruch erklärt. Im Sinne eines partnerschaftlichen Miteinanders und um eine anstehende Einzelmaßnahme nicht unnötig zu verzögern, teilen viele Betriebsräte Ihre Zustimmung jedoch proaktiv mit.
  • Zustimmung
    Ist der Betriebsrat mit der angedachten Einzelmaßnahme einverstanden, kann er dies dem Arbeitgeber mitteilen. Ein Formerfordernis wird in §99 BetrVG nicht beschrieben. Sobald das Unternehmen eine Zustimmung zur personellen Einzelmaßnahme erhalten hat, kann er den Geschäftsprozess (Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung, Versetzung) ausführen.
  • Widerspruch
    Sofern der Betriebsrat mit der angehörten Einzelmaßnahme nicht einverstanden ist, muss er seinen Widerspruch innerhalb einer Woche schriftlich zum Ausdruck bringen. Der Widerspruch muss außerdem begründet werden und das Betriebsverfassungsgesetzt gibt hierfür eine Liste von Widerspruchsgründen vor.

Für den Fall, dass der Betriebsrat einer Maßnahme widerspricht, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit ein sogenanntes Zustimmungsersetzungverfahren beim Arbeitsgericht einzuleiten. Außerdem kann das Unternehmen natürlich auch auf die Umsetzung der personellen Einzelmaßnahme verzichten oder eventuell eine vorläufige Maßnahme nach § 100 BetrVG durchführen. Auf diese Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers werden wir in einem gesonderten Blogeintrag eingehen.

In der Praxis gibt es auch immer wieder den Fall, dass der Arbeitgeber eine personelle Einzelmaßnahme ohne vorherige ordnungsgemäße Anhörung der Arbeitsvertretung umsetzt. In solchen Fällen hat der Betriebsrat die Möglichkeit, beim Arbeitsgericht einen Antrag zu stellen, den Arbeitgeber zu verpflichten die bereits durchgeführte Einzelmaßnahme rückgängig zu machen.

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass es sich bei § 99 um eine fundamentale Vorschrift des Betriebsverfassungsgesetzes handelt, der ein signifikante praktische Auswirkungen  auf das Tagesgeschäft hat und ein Kernstück der partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung konstituiert.
Daraus erwächst zudem die Notwendigkeit, sämtliche personelle Einzelmaßnahmen entsprechend ordnungsgemäß abzuwickeln und vollständig zu dokumentieren –nicht zuletzt um auf etwaige Meinungsverschiedenheiten vorbereitet zu sein.

Hierfür eignet sich unsere Softwarelösung hervorragend:

  • Je nach Art der anstehenden personellen Einzelmaßnahme, kann der Arbeitgeber in unsere vorgefertigten Onlineformularen sämtliche notwendige Informationen erfassen. Somit liegen der Arbeitnehmervertretung alle relevanten Informationen vor, um eine informierte Entscheidung treffen zu können.
  • Ein weiterer Vorteil ist die lückenlose Dokumentation die von unserem System automatisch erstellt wird. Jeder Anhörungsvorgang wird in unserem System mit einem sogenannten „Audit Log“ versehen. Dort werden sämtliche Transaktionen sekundengenau und fälschungssicher aufbewahrt. So können Sie jederzeit nachverfolgen wann eine Anhörung z.B. erstellt, übermittelt, bearbeitet oder beantwortet wurde.
  • Unsere Plattform ist zudem absolut seitenneutral. Das bedeutet, dass wird eine klare Trennung zwischen Arbeitnehmervertretung- und Arbeitgeberseite in den Grundsäulen unserer Technologie verankert haben. Das erlaubt jeder Partei immer nur solche Anhörungen zu sehen, die sich im entsprechenden Prozessschritt befinden. Beispielhaft erklärt bedeutet das: Der Betriebsrat kann also erst jene Anhörungen sehen, die vom Arbeitgeber übermittelt wurden. Der Arbeitgeber sieht die Entscheidung dann erst, sobald die Arbeitnehmervertretung die Entscheidung im System freigegeben hat.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen.

Bitte beachten Sie: Informationen in unserem Internetangebot dienen lediglich Informationszwecken. Sie stellen insbesondere keine Rechtsberatung dar. Individuelle rechtliche Beratung muss immer durch einen Fachanwalt erfolgen und die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigen.


[i-v] Budesamt fuer Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__99.html

Herzlich Willkommen im neuen Jahr

2019 verspricht ein spannendes Jahr zu werden – nicht nur für uns bei Bemios, sondern für die gesamte Geschäftswelt. Der Megatrend „Automatisierung“ wird weiter an Fahrt gewinnen und die Auswirkungen werden in einer Vielzahl von Geschäftsbereichen zu spüren sein.

Auch Human Resources kann sich dem auf kurz oder nicht entziehen. Wie schon in den letzten Jahren beobachtet werden konnte, entsteht in vielen Personalabteilungen immer mehr die Notwendigkeit Effizienzsteigerung zu generieren, vor allem durch Digitalisierung und Automatisierung.

Das hat gute Gründe und ist nach unserer Meinung zweifelsfrei die richtige Entwicklung.

Während kontinuierliche Verbesserung („Operational Excellence“) schon seit Jahren der Standard in Produktion, Qualitätswesen und Forschung ist, hinken administrative Bereiche wie das Personalwesen immer noch hinterher. Dabei ist in der Regel gerade in solchen administrativen Bereichen ein großes Verbesserungs- und Einsparungspotential gegeben. Zudem werden nicht-wertschöpfende Unternehmensbereiche gerne schnell als „rausgeworfenes Geld“ betrachtet. Mittelfristig wird das für viele Unternehmen zum Problem werden, da ineffiziente Unternehmensbereiche nicht kostenoptimal arbeiten und somit einen unzureichenden Beitrag zum Gesamtunternehmenserfolg leisten. Besonders in Zeiten von zunehmenden Kostendruck ist das problematisch.

Daher ist es nur verständlich, dass immer mehr Geschäftsführer einen besonderen Wert auf Prozessverbesserung, Automatisierung und Kosteneinsparung, vor allem in administrativen Verwaltungsfunktionen legen und dies auch zunehmend von der Personalleitung einfordern. Das ist übrigens auch aus Sicht vieler Personalleiter eine wünschenswerte Entwicklung, denn je mehr administrative Arbeit automatisiert werden kann, umso mehr können sich die HR-Mitarbeiter auf echte wertschöpfende und strategische Arbeit mit dem internen Kunden (Mitarbeiter und Manager) konzentrieren und als „Partner auf Augenhöhe“ einen größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen folgende Fragen stellen:

  • Wie funktioniert in Ihrem Unternehmen die Zusammenarbeit von Betriebsrat und Human Resources aus?
  • Wie werden bei Ihnen im Unternehmen mitbestimmungspflichtige personelle Einzelmaßnahmen abgewickelt?

Wir hören oft, dass in vielen – in ihrer Branche sogar führenden – Unternehmen hierzu oftmals noch Faxe zwischen Personalabteilungen und Betriebsrat hin- und hergeschickt werden. In manchen Betrieben werden Anhörungen sogar noch persönlich oder per Hauspost übergeben. Hin und wieder findet der Austausch von Anhörungen aber auch per Email oder über ein gemeinsames Netzlaufwerk statt.

Erkennen Sie Ihr Unternehmen in dieser Aufstellung wieder?

Falls ja, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse. Wir von Bemios möchten Ihnen helfen die Schnittstelle zwischen Betriebsrat und Personalabteilung zu digitalisieren und zu automatisieren. Das hat eine Vielzahl von Vorteilen für alle Beteiligten Personen (für Human Resources auf der einen Seite und den Betriebsrat auf der anderen Seite).

Wollen Sie mehr erfahren? Zögern Sie nicht Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir zeigen Ihnen gerne unsere Online-Software die wir genau für diesen Zweck, das automatisierte Anhörungsmanagement, entwickelt haben.