Kai

Anhörung bei Arbeitszeitveränderungen

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Heute möchten wir Ihnen eine neue Funktion unserer Anhörungssoftware vorstellen.

Neben den bekannten Anhörungen zu personellen Einzelmaßnahmen, gibt es im Rahmen anderer betrieblicher Abläufe ebenfalls ein Mitbestimmungsrecht der Arbeitnehmervertretung. Auf diese Tatsache reagieren wir mit der Einführung eines Formulars zur Erfassung von vorübergehenden Arbeitszeitveränderungen.

In der betrieblichen Praxis, vor allem im Produktions- und Dienstleistungssektor, gibt es oftmals Rahmenarbeitszeitmodelle, Kernarbeitszeiten oder Schichtmodelle die per Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag vorgegeben werden. Während solche Regelungen natürlich notwendig und berechtigt sind, gibt es jedoch immer wieder Situationen die eine erhöhte Flexibilität erfordern (z.B. Projektarbeit/Sondersituationen/etc) und in denen temporär und oftmals kurzfristig von den Rahmenarbeitszeitmodellen abgewichen werden muss. Das Arbeiten außerhalb dieser vordefinierten Arbeitszeitmodelle resultiert dann wiederum zum Beispiel in Sonderschichten, Mehrarbeit oder Wochenend-/Feiertagsarbeit, oftmals mit einer zusätzlichen Vergütung für den betroffenen Mitarbeiter.

In Betrieben in denen eine Arbeitnehmervertretung (Personalrat/Betriebsrat) existiert, ist auch eine solche vorübergehende Anpassung der täglichen Arbeitszeit regelmäßig mitbestimmungspflichtig. Der Arbeitgeber (Personalabteilung) stellt in diesem Rahmen einen Antrag zur „Mehrarbeit, Wochenendarbeit, Änderung der täglichen Arbeitszeit“ für einen oder mehrere Mitarbeiter. Nach Erhalt ist es die Aufgabe der Arbeitnehmervertretung den Antrag zu prüfen und Stellung zu beziehen.

Diesen Anhörungsvorgang können Sie nun bequem in unserer Software abwickeln. Dazu hat der Arbeitgeber die Möglichkeit eine solche Arbeitszeitanhörung anhand eines vorgefertigten Formulares auf den Weg zu bringen. Dabei ist möglich den oder die betroffenen Mitarbeiter per manueller Eingabe oder per komfortabler Listen-Upload-Funktion zu erfassen. Die Arbeitnehmervertretung kann den Antrag nach Erhalt wie gewohnt prüfen und eine Zustimmung oder Ablehnung mit Begründung an den Arbeitgeber zurück übermitteln.

Natürlich stehen beiden Seiten die grundsätzlichen Systemfunktionalitäten, wie z.B. verschiedene vordefinierte Workflows oder das flexible Rollen-/Berechtigungssystem, zur Verfügung.

Gerne stehen wir Ihnen für Rückfragen zur Verfügung. Zögern Sie bitte nicht Kontakt mit uns aufzunehmen.

Betriebliches Eingliederungsmanagement – erfolgreich und effizient

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In den vergangenen Jahrzehnten hat sich die Krankenstandsrate branchenübergreifend stetig erhöht. Vor allem psychologische Erkrankungen und auch Erkrankungen in Folge von unregelmäßigen Arbeitszeiten (z. B. Schichtarbeit) geraten zunehmend in den Fokus.

Der Gesetzgeber hat in diesem Zusammenhang im Jahre 2004 das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) in §167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX gesetzlich verankert. Ziel ist es etwaige betriebliche Ursachen für die Erkrankung zu identifizieren und die Arbeitsfähigkeit wieder herzustellen.

Demnach besteht für Arbeitgeber die Verpflichtung unter bestimmten Bedingungen ein sogenanntes BEM-Verfahren einzuleiten und durchzuführen. Ausschlaggebend ist eine ununterbrochene oder wiederholte krankheitsbedingte Abwesenheit eines Arbeitnehmers für mehr als sechs Wochen während der letzten zwölf Monate.

Während der Arbeitgeber verpflichtet ist ein solches BEM-Verfahren anzubieten, hat der Mitarbeiter jedoch eine Wahl. Er kann einem solchen Verfahren zustimmen oder es auch ablehnen. Stimmt er zu, hat er ebenfalls die Möglichkeit einzubeziehende Personen zu nominieren (z. B. den Betriebsrat). Lehnt der Mitarbeiter das BEM-Verfahren ab, gilt es an dieser Stelle als abgeschlossen.

Sofern der Arbeitgeber über eine krankheitsbedingte Kündigung nachdenkt, spielt das BEM-Verfahren eine wichtige Rolle. Da eine Kündigung immer das letzte Mittel („Ultima Ratio“) darstellen soll, überprüfen Gerichte in aller Regel, ob ein solches Verfahren durchgeführt wurde, bzw. ob es valide Gründe für die Nichtdurchführung gibt (z. B. Ablehnung durch den Arbeitnehmer).

In der Praxis stellt diese Verpflichtung Unternehmen nicht selten vor eine große Herausforderung. Es mangelt üblicherweise nicht an gutem Willen – vielmehr stellt die operative Abwicklung von BEM-Verfahren für viele Unternehmen eine Hürde dar.

Im Laufe eines BEM-Verfahrens ist oft viel schriftliche Korrespondenz (z. B. Einladungsschreiben, Gesprächsprotokolle, etc.) notwendig.

Desweiteren unterliegt ein BEM-Verfahren umfangreichen Dokumentationspflichten und ist daher empfundenerweise mit viel „Papierkram“ verbunden.

Zudem sind für jedes BEM-Verfahren verschiedene Rollen zu definieren. So gibt es in vielen Unternehmen einen übergeordneten BEM-Verantwortlichen und für jedes konkrete Verfahren einen BEM-Beauftragte oder BEM-Fallmanager.

Auch weitere einzubeziehende Personen können nominiert werden (z. B. Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, Betriebarzt, etc.). Ein entsprechender Informationsfluss ist sicherzustellen.

Nicht zuletzt sollten auch die Auskunftspflichten des Arbeitgebers z. B. gegenüber dem Betriebsrat erwähnt werden. Die Arbeitnehmervertretung kann so z. B. eine Aufstellung aller aktiven BEM-Verfahren verlangen.

Sie sehen, obwohl die Durchführung eines BEM-Verfahrens zunächst einfach klingt, sieht die Praxis in der Regel anders aus. Eine geeignete Softwarelösung kann Ihnen dabei helfen, Ihren arbeitgeberseitigen Pflichten nachzukommen und so idealerweise die Arbeitsfähigkeit ihres Mitarbeiters wieder herzustellen.

Haben Sie Fragen? Bitte zögern Sie nicht Kontakt mit uns aufzunehmen.

Welche Pflichtangaben in Betriebsratsanhörungen zu personellen Einzelmaßnahmen (§99 BetrVG) gibt es?

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Oft stellen sich Arbeitgeber und auch Arbeitnehmervertretung die Frage, welche Informationen Bestandteil einer Betriebsratsanhörung nach Betriebsverfassungsgesetz (Unterabschnitt Personelle Einzelmaßnahmen §§ 99-105) sein müssen. Nicht selten kommt es hier auch zu Meinungsverschiedenheiten, da der Arbeitgeber gerne nur ein Mindestmaß an Informationen übermittelt, der Betriebsrat jedoch noch weitere Informationen als notwendig erachtet.

Schauen wir zunächst in das Betriebsverfassungsgesetz. In Paragraph 99 wird die Mitbestimmung in personellen Einzelmaßnahmen geregelt. Hier heißt es „hat der Arbeitgeber den Betriebsrat vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung zu unterrichten, ihm die erforderlichen Bewerbungsunterlagen vorzulegen und Auskunft über die Person der Beteiligten zu geben„. Der Gesetzgeber lässt also offen, welche Informationen genau in Betriebsratsanhörungen enthalten sein müssen.

In der Praxis bedeutet das, dass der Arbeitgeber dem Betriebsrat alle Informationen mitteilen muss, damit sich der Betriebsrat ein umfassendes Bild über die geplannte Maßnahme machen kann, um im Zweifelsfall von seinem Zustimmungsverweigerungsrecht nach §99 Nr. 2 BetrVG Gebrauch zu machen. Es ist daher üblich, neben den Kerndaten (z.B. Name, Anschrift) und organisatorischer Einordnung (z.B. Vorgesetzter, Abteilung, Gehalt, Positionsbeschreibung) auch weiterführende Informationen, wie z.B. weitere Sozialdaten, Ausbildungsdaten oder Daten zur Berufserfahrung in eine Betriebsratsanhörung aufzunehmen. Welche Informationen übergeben werden sollten, hängt aber auch von der Art der geplanten Einzelmaßnahme ab. Vor allem bei externen Neueinstellungen ist der neue Mitarbeiter noch unbekannt, daher werden oft auch gesamte Bewerbungsmappen an den Betriebsrat übermittelt.

Wir beobachten zudem, dass in vielen Betrieben interne (ungeschriebene) Regeln zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung existieren, welche Informationen in welcher Art von Anhörung übermittelt werden müssen.

In unserer Software haben Sie die Möglichkeit all diese Informationen zu erfassen und Ihrer betrieblichen Praxis Treue zu halten. Wir bieten darüber hinaus höchste Flexibilität. So werden Sie vom System aufgefordert einige Informationen zwingend anzugeben (Pflichtfelder), viele andere Informationen können Sie in optionalen Feldern erfassen. Sie entscheiden selbst.

Wollen Sie mehr erfahren? Zögern Sie bitte nicht Kontakt mit uns aufzunehmen.

Bitte beachten Sie: Informationen in unserem Internetangebot dienen lediglich Informationszwecken. Sie stellen insbesondere keine Rechtsberatung dar. Individuelle rechtliche Beratung muss immer durch einen Fachanwalt erfolgen und die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigen.

Unser digitales Anhörungsarchiv

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Heute möchte ich genauer auf eine kleine, aber ausgesprochen wichtige und nützliche Funktion unserer Softwarelösung näher eingehen.

Im Laufe der Zeit sammeln sich bereits in kleineren Unternehmen eine große Zahl von abgeschlossenen Anhörungen an. Ein schnelles Rechenbeispiel: Bereits bei 5 Anhörungen pro Woche werden im Jahr über 250 Anhörungen durchgeführt. Die daraus resultierenden Dokumente müssen sodann sicher verwaltet und aufbewahrt werden.

Auch hierfür eignet sich unsere Technologie ganz hervorragend. Wir unterscheiden nach „aktiven“ und „archivierten“ Anhörungen. Diese Trennung erlaubt eine gezielte Berechtigungsvergabe – so bestimmen Sie, welche Benutzer Zugriff auf das Archiv haben und welche nicht.

In einem „klassischen Papierbetrieb“ wäre eine solche gezielte Beschränkung der Einsichtnahme nur schwer realisierbar. Man müsste aktive von archivierten Anhörungen physisch voneinander trennen und dann geeignete Sicherheitsmaßnahmen treffen um den physischen Zugriff auch tatsächlich zu unterbinden (z.B. über getrennte Ablageschränke, oder ähnlichem). Sie sehen schon, das klingt nicht nur kompliziert, sondern ist es auch. Hier bietet unsere elektronische Lösung klare Vorteile, die Sie sich ohne Weiteres zum Nutzen machen können.

Ganz nebenbei bleibt die Plattform somit auch übersichtlich, da archivierte Anhörungen separat von den aktiven angezeigt werden.

Für den Fall, dass einmal eine dieser archivierten Anhörungen benötigt wird, rufen Sie einfach das Archiv auf und nutzen Sie die vielseitigen Such- und Filtermöglichkeiten um den entsprechenden Vorgang ausfindig zu machen.

Eine zwingende zeitliche Aufbewahrungsbeschränkung gibt es dabei übrigens nicht. Sie entscheiden selbst, wie lange Vorgänge im Archiv aufbewahrt werden, bevor eine endgültige Löschung automatisch erfolgt. Diese flexible Wahlmöglichkeit der Aufbewahrungsfristen ermöglicht Ihnen die gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung zu befolgen.

Gerne zeigen wir Ihnen die Archivierungsfunktion auch „live“ im System – zögern Sie nicht Kontakt mit uns aufzunehmen.

Gibt es für die Anhörung des Betriebsrates eine Formerfordernis?

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Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist erstmalig 1952 in Kraft getreten. Die letzte Neufassung stammt aus dem Jahr 1972. Zu beiden Zeitpunkten unterschied sich die Geschäftswelt grundlegend von der heutigen. Eine Digitalisierung vieler Geschäftsabläufe hat in den 90er Jahre eingesetzt und setzt sich bis heute fort.

Somit stellte sich natürlich auch die Frage, welche Anforderungen der Gesetzgeber an die Übermittlungswege von Betriebsratsanhörungen stellt.

Dem BetrVG lassen sich diesbezüglich nicht sonderlich viele Informationen entlocken. In § 99 Abs. 3 Satz 1 BetrVG heißt es „Verweigert der Betriebsrat seine Zustimmung, so hat er dies unter Angabe von Gründen innerhalb einer Woche nach Unterrichtung durch den Arbeitgeber diesem schriftlich mitzuteilen“. Es stellt sich nun also die Frage was genau unter einer schriftlichen Mitteilung zu verstehen ist:

Zu dieser Frage hat sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2009 geäußert. Mit dem Urteil 1 ABR 93/07 vom 10.03.2009 bestätigt das BAG, dass die Schriftformerfordernis erfüllt ist, sofern die Übermittelung den Standards des § 126b BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) genügt. Demnach muss es sich um eine „lesbare Erklärung“ handeln, die auf einem Datenträger dauerhaft gespeichert ist. Unter Datenträger versteht der Paragraph „jedes Medium, dass es dem Empfänger ermöglicht die an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben“.

§ 102 BetrVG zu „Mitbestimmung bei Kündigungen“ spricht ebenfalls von der Erfordernis an den Betriebsrat eventuelle Bedenken „unter Angabe der Gründe dem Arbeitgeber spätestens innerhalb einer Woche schriftlich mitzuteilen“.

In § 100 BetrVG zu „Vorläufigen personellen Maßnahmen“ wird die Schriftformerfordernis nicht explizit erwähnt. Vielmehr heißt es hier lediglich „Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat unverzüglich von der vorläufigen personellen Maßnahme zu unterrichten”.

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass einer elektronischen Übermittelung von Betriebsratsanhörungen und deren Rückmeldung grundsätzlich nichts entgegenspricht.

Wir haben unsere Softwarelösung nach diesen Anforderungen designt. Durch vorgefertigte Formulare und Workflows helfen wir Ihnen formale Fehler zu vermeiden.]

Jeder Vorgang wird im System gespeichert, kann zwar archiviert aber niemals gelöscht werden. Somit ist sichergestellt, dass auch nach Jahren noch jeder Schritt im Detail nachvollzogen werden kann. In unserem „Auditlog“ wird jeglicher Prozessschritt geloggt – dadurch haben Sie die Möglichkeit zu sehen, welche Schritte ein Vorgang wann durchlaufen hat (zum Beispiel: „Wann wurde die Anhörung an den Betriebsrat zugestellt?“ und „Wann hat der Betriebsrat eine Rückmeldung gegeben?“.

Sie haben zudem die Möglichkeit jeden Vorgang, mit allen zugehörigen Informationen, per PDF zu exportieren und außerhalb unseres Systems aufzubewahren.

Unsere Software ist manipulationssicher und wir garantieren für die Echtheit und Vollständigkeit eines jeden Vorgangs und sämtlicher Informationen.

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen natürlich wie immer gerne zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass diese Ausarbeitung keine Rechtsberatung darstellt. Für eine Rechtsberatung empfehlen wir immer die Kontaktaufnahme mit Ihrem internen oder externen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Quellen: https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Gericht=BAG&Datum=10.03.2009&Aktenzeichen=1%20ABR%2093/07

Kommentar zu „Goinger Kreis: Digital HR Manifesto“

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Der Goinger Kreis hat kürzlich eine Ausarbeitung veröffentlicht, in der die zwölf wichtigsten Anforderungen an digitale Werkzeuge für die Personalverwaltung beschrieben werden. Die Veröffentlichung ist hier zu finden: https://www.digital-hr-manifesto.org/


Auch wir von Bemios beschäftigen uns natürlich intensiv mit diesem Thema. Der Goinger Kreis fasst seine zwölf Anforderungen zu vier Gruppen zusammen. An dieser Stelle möchten wir auf diese vier Kategorien im Detail eingehen und darlegen, wie wir die Denkansätze und Leitlinien bei der Gestaltung unserer Plattform umsetzen.

1. „Offene Gestaltungsräume sind wichtiger als vorstrukturierte Lösungen“

Wir sind davon überzeugt, dass Technologie auf die speziellen Bedürfnisse des Kunden anpassbar sein muss. Es macht wenig Sinn zu versuchen jede Firma in das gleiche Korsett zu pressen. Vielmehr schätzen wir die Vielfalt unserer Kunden in Bezug auf Geschäftsmodell und Anforderungen. Wir ermöglichen unseren Kunden aus unterschiedlichen Workflowtypen zu wählen und je nach Sachlage flexibel davon abweichen zu können. Somit kombinieren wir die Vorteile von „Best-Practice durch Software-as-a-Service“ mit den Vorteilen der „Individualisierung und Flexibilität“.

2. „Fähigkeit zur Veränderung ist wichtiger als irrtumsfreie Prognose“

Wir könnten nicht mehr zustimmen. Unternehmenssoftware sollte niemals statisch sein. Vielmehr verfolgen wir die Trends und solche, die sinnvoll sind, adaptieren wir für unsere eigene Softwarelösung. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden welche Veränderungen eine Weiterentwicklung darstellen und welche Trends man lieber kritisch betrachten sollte. Gerade im Personalwesen ist eine kritische Auseinandersetzung, vor allem mit HR-Trends, wichtig – schließlich geht er hier um hochsensible Mitarbeiterdaten die es um jeden Preis zu schützen gilt. Wir aktualisieren unsere Lösung regelmäßig und als Kunde profitieren Sie immer von den letzten Entwicklungen die wir als „Best-Practice“ in unserer Software veröffentlichen.

3. „Vertrauensvolle Beziehung ist wichtiger als starre Normierung.“

Cloud-Technologie die auf starre Normierung setzt kann in unseren Augen nicht erfolgreich sein. Während ein gewisses Maß an Standardisierung natürlich notwendig ist, steht der Beziehungsaufbau mit unseren Kunden für uns im Vordergrund. Durch eine enge Partnerschaft mit unserem Kundenstamm entstehen viele Ideen die schließlich eine entscheidende Rolle in der Weiterentwicklung unserer Software spielen. Wir möchten auch weiterhin eine Technologie anbieten, die Ihnen das Leben im betrieblichen Alltag erleichtert. Daher sind die enge Kundenbeziehung und die Rückmeldung unserer Kunden wichtige Erfolgs- und Weitentwicklungsfaktoren.

4. „Individuelle Verantwortung ist wichtiger als anonyme Prozesse.“

Der Goinger Kreis bringt es auf den Punkt. Auch in unserer Software sind die Prozesse alles andere als anonym. Wir legen großen Wert darauf die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung so individuell und konstruktiv wie möglich zu gestalten. Durch ein ausgeklügeltes Rollensystem hat jeder Mitarbeiter ein Nutzerprofil und spielt eine entscheidende und klar definierte Rolle in Anhörungsprozessen. Durch die Möglichkeit Arbeitsvorgänge zu kommentieren und im Team oder auch zwischen Betriebsrat und Personalabteilung zu diskutieren, regen wir zum konstruktiven Austausch an und machen gleichzeitig klar, welche Prozessschritte bereits erfolgt sind und welche noch ausstehen.

Wie Sie sehen, stimmen wir den Ausarbeitungen des Goinger Kreis vollinhaltlich zu. Wir sind davon überzeugt, dass diese Leitlinien uns helfen werden auch in Zukunft erfolgreich zu sein und stets eine Lösung anbieten zu können die auf der Höhe der Zeit oder sogar einen Schritt voraus ist.

Sie wollen mehr erfahren? Bitte zögern Sie nicht mit uns Kontakt aufzunehmen.

Warum betriebliche Mitbestimmung online durchführen?

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Vielleicht stellen Sie sich die grundlegende Frage, warum Sie den Anhörungsprozess überhaupt online durchführen sollten. Schließlich klappt es ja auch auf dem bisherigen Weg, per Papier, Fax, Hauspost oder Email ganz gut. Warum also die Änderung des bestehenden Prozesses?

Unsere Softwarelösung bietet eine Vielzahl von Vorteilen auf die wir an dieser Stelle gerne etwas genauer eingehen möchten. Der Beitrag ist in drei Teile gegliedert: Im Allgemeinen die generellen Vorteile für beide Parteien und im Speziellen die spezifischen Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung.

Allgemeine Vorteile:

  • Unsere vorgefertigten Onlineformulare stellen sicher, dass der Arbeitgeber alle relevanten Informationen angibt und der Betriebsrat im Gegenzug alle notwendigen Informationen erhält. Somit ist die Vollständigkeit der Anhörung sichergestellt.
  • Die Übermittlung der Daten erfolgt in Echtzeit. Sobald der Arbeitgeber eine Anhörung übermittelt, geht diese unverzüglich beim Betriebsrat ein. Gleiches gilt für die Rückantwort von Betriebsrat an Arbeitgeber. Über jede wichtige Aktion informieren wir Sie automatisch per Email.
  • Jede Transaktion wird im Hintergrund dokumentiert und in einem „Auditlog“ gespeichert. So haben beide Seiten jederzeit die Möglichkeit alle Transaktionen die eine Anhörung betreffen einzusehen.
  • Unsere Softwarelösung ist „schlüsselfertig“. Es werden keine IT-Kenntnisse und keine Unterstützung seitens Ihrer internen IT-Abteilung benötigt. Elegant hieran ist auch, dass tatsächlich auch nur Personalabteilung und Betriebsrat Zugriff auf die Daten haben. Sofern Sie in Ihrem derzeitigen Prozess zum Beispiel E-Mail oder ein Netzwerklaufwerk nutzen, haben Ihre IT-Administrationen ebenfalls Zugriff, unberechtigter- und unnötigerweise.
  • Jede Partei entscheidet wer Zugriff auf das System haben soll und welche Zugriffsrolle dem einzelnen Anwender dabei gewährt wird. Unser Rollenkonzept ermöglicht es dem Betriebsratsvorsitzenden und der Personalleitung die entsprechenden Zugriffsrechte mit einem Klick zu vergeben oder zu ändern.
  • Wir verwenden höchste Verschlüsselungsstandards. Alle Daten werden verschlüsselt in unserer Datenbank aufbewahrt und nur verschlüsselt übertragen. Die Entschlüsselung findet nur zu Anzeigezwecken statt. (Verschlüsselung in-transit & at-rest)
  • Das System ist intuitiv bedienbar und es erfordert keinerlei Training. Bei der Entwicklung unserer Softwarelösung haben wir hierauf sehr viel Wert gelegt.
  • Natürlich lässt sich unser System mit sehr wenig Aufwand in Ihr bestehendes Single-Sign-On System einbinden. Dann entfällt natürlich auch die Notwendigkeit sich weitere Zugangsdaten merken zu müssen.
  • Wir bieten Ihnen umfangreiche Reporting-Möglichkeiten. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Reports, z.B. über die Anzahl und Details aller Anhörungen in einem bestimmten Zeitraum oder über die Anzahl und Details der Betriebsratsrückmeldung anzusehen oder auch herunterzuladen.

Vorteile für den Arbeitgeber:

  • Unser System erlaubt es Ihnen den abteilungsinternen „Workflow“ abzubilden. Wir bieten verschiedene vorgefertigte Prozessabläufe an, von einfach bis komplex, um Ihre abteilungsinternen und unternehmensspezifischen Gegebenheiten berücksichtigen zu können.

Daher haben Sie u.a. die Möglichkeit festzulegen, wer eine Anhörung erstellen kann, ob diese Anhörung gegengeprüft werden muss, ob und wer die Anhörung freigeben muss bevor Sie übermittelt werden kann und wer die Berechtigung hat eine Anhörung letztendlich zu übermitteln. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielseitig! Neben den durchzuführenden Schritten legen Sie natürlich auch fest, ob nur eine Person (z.B. Personalreferent) oder mehrere Personen (z.B. Assistenz, Personalreferent, Personalleiter) im Prozess involviert sind.

  • Unser System lässt sich mit vielen „Human Resources Information Systems“, also Personalverwaltungssystemen (z.B. Workday oder Success Factors), integrieren. Das ermöglicht insbesondere. eine nahtlose Einbindung und Automatisierung des „Anhörungsprozesses“ in bestehende übergeordnete Prozess wie etwa den „Einstellungsprozess“ oder den „Versetzungsprozess“.

Vorteile für Arbeitnehmervertretung

  • Wir bieten Ihnen die ideale Voraussetzung Ihre Arbeit im Betriebsratsgremium oder Personalausschuss einfacher und effizienter zu gestalten. Dafür bieten wir ebenfalls vorgefertigte „Workflows“ an, die Sie auf Ihre besonderen Bedürfnisse anpassen können.

So erlaubt unser System festzulegen wie mit eingehenden Anhörungen umgegangen werden soll. Fragen dabei sind z.B. wer neue Anhörungen erhält und was damit gemacht werden muss. Müssen eingehende Anhörungen im Gremium oder Personalausschuss verteilt werden? Welche Fristen haben Sie dafür intern festgelegt? Wie erfolgt die Rückladung des Gremiums oder Ausschusses? In persönlichen Meetings? Virtuell per Email? Dieser interne Informationsaustausch und auch die Rückmeldung eines jeden Mitglieds lässt sich in unserem System reibungslos abbilden und abwickeln. Die Rückübermittlung an den Arbeitgeber natürlich auch. Dabei können Sie für jeden Schritt im Prozess klar definieren wer welche Zugriffsrechte haben soll.

§ 99 Betriebsverfassungsgesetz – Was ist das eigentlich?

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§ 99 Betriebsverfassungsgesetz – Was ist das eigentlich?

Der Paragraph 99 BetrVG regelt die Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung bei personellen Einzelmaßnahmen und stellt somit einen Eckpfeiler der betrieblichen Mitbestimmung dar.

Er ist anzuwenden, wenn das Unternehmen über einen Betriebsrat verfügt und mindestens 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer beschäftigt.

Konkret definiert §99 BetrVG eine Reihe von Geschäftsprozessen, in denen der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die Arbeitsgebervertretung noch vor Ausführung des Prozesses einzubeziehen. Folgende Geschäftsprozesse sind explizit genannt:

  • Einstellung
  • Eingruppierung
  • Umgruppierung
  • Versetzung

Auch über die Reichweite der Einbeziehung des Betriebsrats gibt §99 BetrVG Auskunft. Der Unternehmer ist danach verpflichtet, die Arbeitgebervertretung über jede anstehende Maßnahme zu informieren, etwaige Bewerbungsunterlagen vorzulegen und Auskunft über die betroffene Person zu geben. Außerdem ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Es liegen somit nicht nur einfache Einbeziehungs- bzw. Informationsrechte vor, vielmehr ist eine Entscheidung und somit unmittelbare Mitbestimmung der Arbeitsnehmervertretung unabdingbar.

Sobald der Arbeitgeber seinen beschriebenen Pflichten nachgekommen ist, muss der Betriebsrat aktiv werden. Zum einen erwähnt §99 BetrVG, dass der Betriebsrat verpflichtet ist Stillschweigen über die geplante personelle Einzelmaßnahme zu bewahren. Zum anderen beschreibt er, dass die Arbeitnehmervertretung eine Woche nach Zugang der vollständigen Anhörungsunterlagen Zeit hat, um auf die geplante Maßnahme zu reagieren. Folgende Szenarien sind denkbar:

  • Zustimmung durch Zeitablauf
    In §99 BetrVG heißt es, dass die Zustimmung als erteilt gilt, sofern der Betriebsrat nicht innerhalb von einer Woche seinen Widerspruch erklärt. Im Sinne eines partnerschaftlichen Miteinanders und um eine anstehende Einzelmaßnahme nicht unnötig zu verzögern, teilen viele Betriebsräte Ihre Zustimmung jedoch proaktiv mit.
  • Zustimmung
    Ist der Betriebsrat mit der angedachten Einzelmaßnahme einverstanden, kann er dies dem Arbeitgeber mitteilen. Ein Formerfordernis wird in §99 BetrVG nicht beschrieben. Sobald das Unternehmen eine Zustimmung zur personellen Einzelmaßnahme erhalten hat, kann er den Geschäftsprozess (Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung, Versetzung) ausführen.
  • Widerspruch
    Sofern der Betriebsrat mit der angehörten Einzelmaßnahme nicht einverstanden ist, muss er seinen Widerspruch innerhalb einer Woche schriftlich zum Ausdruck bringen. Der Widerspruch muss außerdem begründet werden und das Betriebsverfassungsgesetzt gibt hierfür eine Liste von Widerspruchsgründen vor.

Für den Fall, dass der Betriebsrat einer Maßnahme widerspricht, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit ein sogenanntes Zustimmungsersetzungverfahren beim Arbeitsgericht einzuleiten. Außerdem kann das Unternehmen natürlich auch auf die Umsetzung der personellen Einzelmaßnahme verzichten oder eventuell eine vorläufige Maßnahme nach § 100 BetrVG durchführen. Auf diese Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers werden wir in einem gesonderten Blogeintrag eingehen.

In der Praxis gibt es auch immer wieder den Fall, dass der Arbeitgeber eine personelle Einzelmaßnahme ohne vorherige ordnungsgemäße Anhörung der Arbeitsvertretung umsetzt. In solchen Fällen hat der Betriebsrat die Möglichkeit, beim Arbeitsgericht einen Antrag zu stellen, den Arbeitgeber zu verpflichten die bereits durchgeführte Einzelmaßnahme rückgängig zu machen.

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass es sich bei § 99 um eine fundamentale Vorschrift des Betriebsverfassungsgesetzes handelt, der ein signifikante praktische Auswirkungen  auf das Tagesgeschäft hat und ein Kernstück der partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung konstituiert.
Daraus erwächst zudem die Notwendigkeit, sämtliche personelle Einzelmaßnahmen entsprechend ordnungsgemäß abzuwickeln und vollständig zu dokumentieren –nicht zuletzt um auf etwaige Meinungsverschiedenheiten vorbereitet zu sein.

Hierfür eignet sich unsere Softwarelösung hervorragend:

  • Je nach Art der anstehenden personellen Einzelmaßnahme, kann der Arbeitgeber in unsere vorgefertigten Onlineformularen sämtliche notwendige Informationen erfassen. Somit liegen der Arbeitnehmervertretung alle relevanten Informationen vor, um eine informierte Entscheidung treffen zu können.
  • Ein weiterer Vorteil ist die lückenlose Dokumentation die von unserem System automatisch erstellt wird. Jeder Anhörungsvorgang wird in unserem System mit einem sogenannten „Audit Log“ versehen. Dort werden sämtliche Transaktionen sekundengenau und fälschungssicher aufbewahrt. So können Sie jederzeit nachverfolgen wann eine Anhörung z.B. erstellt, übermittelt, bearbeitet oder beantwortet wurde.
  • Unsere Plattform ist zudem absolut seitenneutral. Das bedeutet, dass wird eine klare Trennung zwischen Arbeitnehmervertretung- und Arbeitgeberseite in den Grundsäulen unserer Technologie verankert haben. Das erlaubt jeder Partei immer nur solche Anhörungen zu sehen, die sich im entsprechenden Prozessschritt befinden. Beispielhaft erklärt bedeutet das: Der Betriebsrat kann also erst jene Anhörungen sehen, die vom Arbeitgeber übermittelt wurden. Der Arbeitgeber sieht die Entscheidung dann erst, sobald die Arbeitnehmervertretung die Entscheidung im System freigegeben hat.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen.

Bitte beachten Sie: Informationen in unserem Internetangebot dienen lediglich Informationszwecken. Sie stellen insbesondere keine Rechtsberatung dar. Individuelle rechtliche Beratung muss immer durch einen Fachanwalt erfolgen und die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigen.

[i-v] Budesamt fuer Justiz, https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__99.html

Herzlich Willkommen im neuen Jahr

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2019 verspricht ein spannendes Jahr zu werden – nicht nur für uns bei Bemios, sondern für die gesamte Geschäftswelt. Der Megatrend „Automatisierung“ wird weiter an Fahrt gewinnen und die Auswirkungen werden in einer Vielzahl von Geschäftsbereichen zu spüren sein.

Auch Human Resources kann sich dem auf kurz oder nicht entziehen. Wie schon in den letzten Jahren beobachtet werden konnte, entsteht in vielen Personalabteilungen immer mehr die Notwendigkeit Effizienzsteigerung zu generieren, vor allem durch Digitalisierung und Automatisierung.

Das hat gute Gründe und ist nach unserer Meinung zweifelsfrei die richtige Entwicklung.

Während kontinuierliche Verbesserung („Operational Excellence“) schon seit Jahren der Standard in Produktion, Qualitätswesen und Forschung ist, hinken administrative Bereiche wie das Personalwesen immer noch hinterher. Dabei ist in der Regel gerade in solchen administrativen Bereichen ein großes Verbesserungs- und Einsparungspotential gegeben. Zudem werden nicht-wertschöpfende Unternehmensbereiche gerne schnell als „rausgeworfenes Geld“ betrachtet. Mittelfristig wird das für viele Unternehmen zum Problem werden, da ineffiziente Unternehmensbereiche nicht kostenoptimal arbeiten und somit einen unzureichenden Beitrag zum Gesamtunternehmenserfolg leisten. Besonders in Zeiten von zunehmenden Kostendruck ist das problematisch.

Daher ist es nur verständlich, dass immer mehr Geschäftsführer einen besonderen Wert auf Prozessverbesserung, Automatisierung und Kosteneinsparung, vor allem in administrativen Verwaltungsfunktionen legen und dies auch zunehmend von der Personalleitung einfordern. Das ist übrigens auch aus Sicht vieler Personalleiter eine wünschenswerte Entwicklung, denn je mehr administrative Arbeit automatisiert werden kann, umso mehr können sich die HR-Mitarbeiter auf echte wertschöpfende und strategische Arbeit mit dem internen Kunden (Mitarbeiter und Manager) konzentrieren und als „Partner auf Augenhöhe“ einen größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen folgende Fragen stellen:

  • Wie funktioniert in Ihrem Unternehmen die Zusammenarbeit von Betriebsrat und Human Resources aus?
  • Wie werden bei Ihnen im Unternehmen mitbestimmungspflichtige personelle Einzelmaßnahmen abgewickelt?

Wir hören oft, dass in vielen – in ihrer Branche sogar führenden – Unternehmen hierzu oftmals noch Faxe zwischen Personalabteilungen und Betriebsrat hin- und hergeschickt werden. In manchen Betrieben werden Anhörungen sogar noch persönlich oder per Hauspost übergeben. Hin und wieder findet der Austausch von Anhörungen aber auch per Email oder über ein gemeinsames Netzlaufwerk statt.

Erkennen Sie Ihr Unternehmen in dieser Aufstellung wieder?

Falls ja, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse. Wir von Bemios möchten Ihnen helfen die Schnittstelle zwischen Betriebsrat und Personalabteilung zu digitalisieren und zu automatisieren. Das hat eine Vielzahl von Vorteilen für alle Beteiligten Personen (für Human Resources auf der einen Seite und den Betriebsrat auf der anderen Seite).

Wollen Sie mehr erfahren? Zögern Sie nicht Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir zeigen Ihnen gerne unsere Online-Software die wir genau für diesen Zweck, das automatisierte Anhörungsmanagement, entwickelt haben.